福建工程学院学生档案管理暂行办法

为进一步加强学生档案管理，确保学生工作正常有序地进行，按照档案管理的有关规定，结合我院实际，特制定本办法。

一、新生档案整理与清查

1、各系在新生报到时做好学生档案的接收、登记工作。

2、在接收档案一周内将新生档案分班级并按学号顺序进行整理。

3、在新生报到1个月内完成新生档案材料的清查工作。

(1)档案尚未到校的应立即通知该生联系当地招生办或原就读学校催要档案。

(2)逐一核查新生档案材料是否齐全。新生档案应包括：高等学校招生考生报名登记表、高等学校招生考生体格检查表、高等学校招生考生志愿表、高中学生学籍表或高考成绩卡。专升本学生的档案材料还应包括该生就读大专的相关材料(含大专学校学生学籍卡或成绩卡、大专学校毕业生登记表等)；高职单招学生的档案材料还应包括该生就读中专的相关材料(含中专招生报考志愿表、中专招生考生体格检查表、初中毕业生升学考试试卷、中专学校学生学籍卡或成绩卡、中专学校毕业生登记表等)。若发现材料有缺，应立即通知该生联系当地招生办或原就读学校催要材料原件或复印件并及时入档。

4、各系应在新生报到3个月内将所有新生档案及材料收齐，确保生生有档案。

二、学生档案的日常管理

1、为保证学生档案的安全与完整，档案应存入保险柜并由专人管理，建立并严格执行档案借阅的相关制度（如借阅签收、限期归还、归还清点、登记等）。

2、每学年学生的奖惩材料应及时进档(系级以上奖励)。

三、毕业生档案管理

1、各系应在学生毕业离校前十天打印好毕业生的学习成绩表并交教务处审定盖章后进档，无学习成绩表的按未毕业处理。

2、毕业生的毕业论文或毕业设计应在学生毕业前十天进档(包括毕业生的论文报告单或设计成绩报告单)。

3、各系于五月份到就业中心领取《福建工程学院毕业生登记表》，并及时组织毕业生认真填写，由辅导员填写评语，系部填写鉴定意见，将登记表分班级按学号顺序进行整理，并于学生毕业离校前二周交学生工作处盖章后领回进档。

4、学生毕业生前半个月完成党团材料进档工作。

(1)学生党员入党材料（入党申请书、思想汇报、入党积极分子考察表、外调及政审材料等）到院组织部领取进档。

(2)其他学生申请入党的材料到各系党总支领取进档。

(3)学生团员材料到院团委领取进档。

5、毕业生档案清查及整理。

（1）到学生工作处领取福建工程学院学生档案袋及档案封条，认真填写档案袋上的相关信息。

（2）对毕业生档案进行逐一清查，保证档案材料完整后即可装入福建工程学院学生档案袋，并按入档材料将档案目录中的相应栏目打勾。

毕业生档案主要包括：大学录取前的有关材料（详见新生档案材料内容）、《福建工程学院毕业生登记表》、党团材料、福建工程学院体检表、在校期间奖惩材料、福建工程学院学生成绩表、就业通知书存根、国家贷款还款承诺书、校内贷款还款协议书、毕业论文或毕业设计(包括毕业生的论文报告单或设计成绩报告单)。

（3）将经过清查确认材料完整的毕业生档案袋封好，并加封密封条、盖密封章。未毕业学生档案不予密封由系里保管，待其取得毕业证书后再予以办理档案寄送手续。

（4）各系将已确认可以毕业的毕业生档案分班级按学号整理，并做好档案清单于毕业生毕业前三天移交学生工作处。

6、在毕业生派遣后两周内，学生工作处按毕业生就业中心提供的学生档案去向，将毕业生档案按报到单位归类并编号，填写档案转递通知单、档案机要投递单后送交机要邮局邮寄。

本办法自颁布之日起施行。